Nesta
publicação trarei as rotinas gerais que sigo na Cenarium Consultoria a começar
pelo regimento interno, que adotei no ano de 2006. Minha estrutura sempre foi organizada
em departamentos de projetos, financeiro, jurídico e recepção, porém de 2003 a
2005 trabalhei dentro da perspectiva de “empresa familiar”, que apesar de
departamentalizada era desorganizada em sua estrutura funcional, principalmente
por falha minha que me sentia constrangida em exercer minhas funções de
empregadora.
O meu
pecado quase mortal foi o de me ocupar apenas com o departamento de projetos,
negligenciando os demais, eu não conseguia entender que o “coração” de qualquer
organização é o financeiro, sem este os demais não existem. Por ter preguiça de
mexer com dinheiro eu deixei este totalmente a mercê de funcionários, que
andavam inclusive com o cartão de débito e senha da empresa, e as vezes com o
meu pessoal, não preciso nem dizer no que isso deu né! Quando vi meu nome
estava negativado, tinha um rombo gigantesco nas contas, pois eu imaginava que
meu financeiro pagava as contas, mas ele apenas embolsava o dinheiro e não me
deixava ver o que estava acontecendo, pois no escritório existiam ordens minhas
de que tudo o que fosse relativo ao financeiro deveria ser encaminhado ao
mesmo, fosse cartas, ligações e recebimentos, nada passava por mim. Sim, fui
inocente e burra, mas foi um grande aprendizado!
Outro
problema que detectei posteriormente foi no departamento de projetos, onde
descobri que alguns possíveis clientes aliciavam uma funcionária que eu tinha
para fazer os projetos “por fora” para eles, uma vez que achavam os meus preços
muito altos. Descobri essa situação ao fazer uma “blitz” no computador da
mesma, onde vi a troca de e-mail com diversos possíveis clientes já tratando de
projetos que ela elaborou “por fora” e, durante o expediente! Sim, confesso,
tenho uma falha terrível: espero sempre o melhor das pessoas, mas o melhor que
elas tem a oferecer nem sempre é o melhor que eu espero! Tenho comigo não fazer
ao meu próximo o que eu não gostaria que fizessem comigo, e inocentemente
acredito que todos são assim, porém...
Bem
depois de tantos aprendizados ruins acabei por mergulhar em leituras de
administração, funcionamento de departamentos, CLT, consultas no SEBRAE, cheguei
a ir numa empresa de um amigo, que é um banco de fomento mercantil, para ver de
perto como ele fazia a administração de suas finanças, afinal era um banco né,
sabe mexer com finanças como ninguém! De tudo isso resultou o meu regimento
interno e seus anexos, cada qual com orientações detalhadas para cada
departamento.
Atualmente
ao contratar funcionários seu primeiro dia é dedicado à leitura do regimento
interno, acompanhado do respectivo anexo da área que ele atuará. Após a leitura
peço que o mesmo assine uma declaração de ciência e concordância com o
regimento interno, esta declaração me dará respaldo em eventuais processos
trabalhistas. Infelizmente não tem como contratar um funcionário imaginado que
tudo serão flores, a relação trabalhista é muito complexa e diária, convivemos
mais com nossos funcionários do que com a nossa família, e essa relação poderá
tanto ser positiva, como negativa. Só mais um alerta, essa declaração de
ciência eu guardo em um armário com chaves, uma vez que tive uma funcionária
que chegou a esconder esses documentos no momento de sua demissão, tentando
simular que não conhecia o regimento da empresa.
Termo de ciência e concordância:
Além do
regimento interno cada departamento possui a sua rotina de trabalho, onde
exponho detalhadamente tudo o que o funcionário poderá vir a fazer em seu
departamento, não quer dizer que o mesmo desempenhará todas as atividades que
listo, mas que poderão vir a realiza-las.
Rotinas departamento de projetos
Também
desenvolvi uma rotina de treinamento de cada departamento para que o
funcionário saiba do funcionamento da empresa e suas peculiaridades. Outro processo
que se mostrou útil foi a taxa de efetividade que elaborei, aplicada nos 03
primeiros meses de atividade do funcionário, onde repasso as atividades que ele
desenvolverá ao longo do dia e ao final do mesmo, ele me devolve o documento
com as suas impressões de cada atividade feita.
Taxa de efetividade:
Adotei
também um check list contábil, pois tive alguns problemas com contadores
antigos que diziam fazer as atividades, mas quando eu ia imprimir minhas
certidões observava que não condizia com a realidade. Atualmente só realizo o
pagamento da minha contabilidade mediante a apresentação dos seguintes
documentos:
Outra
instrução que se mostrou bastante útil e de amplo uso foi a rotina de protesto
de clientes:
Como
atuo basicamente na área pública também é necessário dar uma visão geral aos
meus funcionários dos procedimentos licitatórios, desta forma resumi em uma
única folha seus princípios básicos:
Bem por
hoje é só! Espero que os documentos e rotinas que apresento sejam de utilidade.
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