Abrindo a “Caixa de Pandora” 4: rotinas gerais

               Nesta publicação trarei as rotinas gerais que sigo na Cenarium Consultoria a começar pelo regimento interno, que adotei no ano de 2006. Minha estrutura sempre foi organizada em departamentos de projetos, financeiro, jurídico e recepção, porém de 2003 a 2005 trabalhei dentro da perspectiva de “empresa familiar”, que apesar de departamentalizada era desorganizada em sua estrutura funcional, principalmente por falha minha que me sentia constrangida em exercer minhas funções de empregadora.

               O meu pecado quase mortal foi o de me ocupar apenas com o departamento de projetos, negligenciando os demais, eu não conseguia entender que o “coração” de qualquer organização é o financeiro, sem este os demais não existem. Por ter preguiça de mexer com dinheiro eu deixei este totalmente a mercê de funcionários, que andavam inclusive com o cartão de débito e senha da empresa, e as vezes com o meu pessoal, não preciso nem dizer no que isso deu né! Quando vi meu nome estava negativado, tinha um rombo gigantesco nas contas, pois eu imaginava que meu financeiro pagava as contas, mas ele apenas embolsava o dinheiro e não me deixava ver o que estava acontecendo, pois no escritório existiam ordens minhas de que tudo o que fosse relativo ao financeiro deveria ser encaminhado ao mesmo, fosse cartas, ligações e recebimentos, nada passava por mim. Sim, fui inocente e burra, mas foi um grande aprendizado!

               Outro problema que detectei posteriormente foi no departamento de projetos, onde descobri que alguns possíveis clientes aliciavam uma funcionária que eu tinha para fazer os projetos “por fora” para eles, uma vez que achavam os meus preços muito altos. Descobri essa situação ao fazer uma “blitz” no computador da mesma, onde vi a troca de e-mail com diversos possíveis clientes já tratando de projetos que ela elaborou “por fora” e, durante o expediente! Sim, confesso, tenho uma falha terrível: espero sempre o melhor das pessoas, mas o melhor que elas tem a oferecer nem sempre é o melhor que eu espero! Tenho comigo não fazer ao meu próximo o que eu não gostaria que fizessem comigo, e inocentemente acredito que todos são assim, porém...

               Bem depois de tantos aprendizados ruins acabei por mergulhar em leituras de administração, funcionamento de departamentos, CLT, consultas no SEBRAE, cheguei a ir numa empresa de um amigo, que é um banco de fomento mercantil, para ver de perto como ele fazia a administração de suas finanças, afinal era um banco né, sabe mexer com finanças como ninguém! De tudo isso resultou o meu regimento interno e seus anexos, cada qual com orientações detalhadas para cada departamento.

               Atualmente ao contratar funcionários seu primeiro dia é dedicado à leitura do regimento interno, acompanhado do respectivo anexo da área que ele atuará. Após a leitura peço que o mesmo assine uma declaração de ciência e concordância com o regimento interno, esta declaração me dará respaldo em eventuais processos trabalhistas. Infelizmente não tem como contratar um funcionário imaginado que tudo serão flores, a relação trabalhista é muito complexa e diária, convivemos mais com nossos funcionários do que com a nossa família, e essa relação poderá tanto ser positiva, como negativa. Só mais um alerta, essa declaração de ciência eu guardo em um armário com chaves, uma vez que tive uma funcionária que chegou a esconder esses documentos no momento de sua demissão, tentando simular que não conhecia o regimento da empresa.

Acesse aqui o regimento interno na íntegra.

Termo de ciência e concordância:

               Além do regimento interno cada departamento possui a sua rotina de trabalho, onde exponho detalhadamente tudo o que o funcionário poderá vir a fazer em seu departamento, não quer dizer que o mesmo desempenhará todas as atividades que listo, mas que poderão vir a realiza-las.

Acesse aqui os Procedimentos internos - Financeiro

  

Acesse aqui os Procedimentos internos - Recepção

Rotinas departamento de projetos

               Também desenvolvi uma rotina de treinamento de cada departamento para que o funcionário saiba do funcionamento da empresa e suas peculiaridades. Outro processo que se mostrou útil foi a taxa de efetividade que elaborei, aplicada nos 03 primeiros meses de atividade do funcionário, onde repasso as atividades que ele desenvolverá ao longo do dia e ao final do mesmo, ele me devolve o documento com as suas impressões de cada atividade feita.

Acesse aqui o Treinamento de financeiros:

Taxa de efetividade:

               Adotei também um check list contábil, pois tive alguns problemas com contadores antigos que diziam fazer as atividades, mas quando eu ia imprimir minhas certidões observava que não condizia com a realidade. Atualmente só realizo o pagamento da minha contabilidade mediante a apresentação dos seguintes documentos:

               Outra instrução que se mostrou bastante útil e de amplo uso foi a rotina de protesto de clientes:

 Acesse aqui a rotina de protesto na íntegra.

               Como atuo basicamente na área pública também é necessário dar uma visão geral aos meus funcionários dos procedimentos licitatórios, desta forma resumi em uma única folha seus princípios básicos:

                Normalmente sou eu quem participo das licitações, por ter mais experiência caso seja necessário impugnar o certame, mas é o meu financeiro quem elabora todas as peças que apresentarei no dia da licitação, para tanto desenvolvi um check list de licitação, norteando o mesmo sobre os documentos que devem compor o processo que levarei no dia do certame:

               Bem por hoje é só! Espero que os documentos e rotinas que apresento sejam de utilidade.